Co jest najważniejsze przy trwającym ponad trzy lata projekcie budowy biurowca, który jest przestrzenią pracy dla blisko 1500 osób? To duża odpowiedzialność i wytężona praca, zarówno dla osób podejmujących decyzje ze strony inwestora, jak i dla projektantów. Dlatego równie ważne, co planowanie i proces przygotowań, jest zarządzanie ryzykami – ich diagnoza i minimalizowanie na każdym etapie procesu inwestycyjnego.
Grupa Neuca wybrała do współpracy przy tworzeniu siedziby głównej – biurowca o powierzchni niemal 18.500 m2, – trzy doświadczone zespoły projektantów: Grupę Projektową Port (architektura budynków), Massive Design (projekt wnętrz) i WSP Polska (projekty branżowe). Wszystkie zespoły przystąpiły do procesu na etapie tworzenia budżetu projektu. Każdy z nich miał udział w sukcesie jakim jest jednej z najbardziej wyczekiwanych inwestycji architektonicznych w Toruniu.
Przestrzeń pilotażowa biurowca Neuca
Projekt: Massive Design
Lokalizacja: Toruń
Zdjęcia: Szymon Polański
Czy warto tworzyć przestrzeń pilotażową dla dużego projektu?
W trakcie prac nad badaniem potrzeb organizacji, Neuca wraz z Massive Design doszły do wniosku, że warto jest przeprowadzić pilot projektu. Celem było przetestowanie kluczowych materiałów wykończeniowych oraz funkcjonowania przestrzeni. Powierzchnią pilotażową zostały – wybudowane jako pierwsze – Centrum Dystrybucyjne i zawierające się w nim Centrum Szkoleniowo-Konferencyjne oraz kantyna pracownicza.
„Mądre zarządzanie procesem i otwartość na sugestie są niesamowicie pomocne przy tworzeniu tak skomplikowanych projektów.” – wspominają początek prac architekci Massive Design.
Koncepcja architektoniczna nowej Centrali Neuca zakładała, że te dwa budynki będą ze sobą połączone przejściem, które ułatwi pracownikom korzystanie z CSK i kantyny. Dlatego też wykończenia i rozwiązania funkcjonalne stosowane w jednym i drugim budynku miały być spójne stylistycznie.
„Dzięki takiemu podejściu do zagadnienia, CSK zostało elementem komunikacji zmian w organizacji i świetnym wstępem do prezentacji nowej siedziby Neuca.” – mówi Jacek Lisewski, project manager Neuca.
Centrum Szkoleniowo-Konferencyjne miało zapewnić Neuca możliwość organizacji spotkań i szkoleń i zarazem wyeliminować koszty związane z wynajmowaniem sal/przestrzeni. Przy niemal 1500 pracownikach biurowych w samym tylko Toruniu, przestrzeń szkoleniowa, wyposażona w odpowiedni sprzęt audio-video, okazała się niezbędnym elementem codziennego funkcjonowania organizacji. Projekt CSK przygotowany przez Massive Design zakładał stworzenie wielofunkcyjnej przestrzeni z łączonymi salami, mieszczącymi niemal 200 osób oraz wyodrębnienie przestrzeni spotkań formalnych, nieformalnych oraz sal kreatywnych z meblami umożliwiającymi szybkie zmiany aranżacji.
Kantyna natomiast miała być zapleczem bankietowym dla CSK, ale przede wszystkim miała umożliwić pracownikom biurowca i magazynu zakupienie zróżnicowanych posiłków, o które ciężko w najbliższej okolicy nowobudowanego obiektu. Projekt kantyny zakładał stworzenie eleganckiej, ciepłej przestrzeni, która będzie łatwa do finalnego zaadaptowania przez zewnętrznego operatora. W jej dwóch strefach posiłek może spożyć ponad 100 osób jednocześnie, dzięki czemu ma zniknąć jedna z dotychczasowych bolączek w postaci kolejek osób czekających na wolne miejsce w uprzednio funkcjonującej lokalizacji.
Znajdujące się pomiędzy częścią konferencyjną a kantyną zaplecze techniczne i sanitarne wymusiło stworzenie ponad 70 metrowego korytarza, podzielonego na dwie atrakcyjne wizualnie części. W jednej z nich pomysłem na podniesienie rangi przestrzeni jest nietypowa ekspozycja produktów marek własnych. Już na etapie wczesnych koncepcji wszyscy zaangażowani w proces wyszli z założenia, że stworzenie takiej ekspozycji w centralnym miejscu budynku biurowego, czy chociażby w recepcji Zarządu, nie będzie ani nowoczesnym ani pożądanym rozwiązaniem. Mając na względzie, że oprócz gości odwiedzających CSK, to pracownicy powinni mieć możliwość poznania asortymentu marek własnych Grupy Neuca jak np. Apteo, postawiono na niekonwencjonalny sposób prezentacji w postaci podświetlanych kubików zwieszonych z sufitu. I tak zamiast tradycyjnej witryny aptecznej projektanci zaproponowali rozwiązanie, które wymaga nieco zaangażowania oglądającego, ale poprzez specyfikę ekspozycji zachęca do poznania umieszczonych w niej produktów. W drugiej części korytarza zdecydowano się na ciekawy zabieg architektoniczny polegający na przełamaniu go światłem. Spowodowało to, że przejście jest optycznie skrócone i nie przytłacza swoją długością.
Całość projektu była mocno wyczekiwana przez Neuca, zarówno pod kątem sprawdzenia konkretnych rozwiązań materiałowych i funkcjonalnych, jak i tego, czy całość przestrzeni zadziała zgodnie z oczekiwaniami. Pomocnym w tej kwestii okazał się system rezerwacji sal, sprzężony z wewnętrznym klientem poczty, który zdecydowanie ułatwił funkcjonowanie CSK w tak dużej organizacji. Weryfikacji poddano wiele elementów, które znalazły uznanie inwestora i zostały zastosowane w przestrzeni budynku biurowego. Zaczynając od wyposażenia i wyglądu toalet, poprzez stałe elementy wyposażenia wnętrz, jak wykończenia posadzek czy sufitów, kończąc na części rozwiązań meblowych testowanych na różnego rodzaju mock-upach.
„Ponieważ CSK zaczęło działać w momencie rozpoczęcia budowy budynku biurowego, mieliśmy już pozytywne informacje dotyczące jego funkcjonowania. Teraz nie możemy się doczekać, aż zawirowania związane z obecną, „koronawirusową” sytuacją wygasną i biurowiec zapełni się pracownikami Neuca, a całość kompleksu budynków będzie jednym, tętniącym życiem organizmem.” – podsumowuje Konrad Dowejko z Massive Design.
Potwierdzeniem tezy projektantów i pozytywnym podsumowaniem pracy osób zarządzających projektem jest to, że od momentu oddania przestrzeni, poziom wykorzystania wszystkich sal rzadko spadał poniżej 80 proc. i praktycznie zrezygnowano już z organizacji spotkań i szkoleń poza Centralą Neuca.
